Afdelingssecretaresse

Intro

Wil jij als spil op de afdeling, de secretariële ondersteuning gaan bieden voor de secties research i.c.m. de sectie fysica, ICT en Techniek (FIT)? Wij zijn op zoek naar een zelfstandige duizenpoot die zaken wil aanpakken en oplossen!

Wat ga je doen?

Als (senior) secretaresse ga je werken voor de sectie research binnen de afdeling Radiologie en Nucleaire Geneeskunde (RNG) welke gericht is op de patiëntenzorg in de volledige breedte. In deze functie vervul je een belangrijke ondersteunende rol voor de collega’s binnen de sectie research en de fysica, ICT en techniek (FIT). Je bent het aanspreekpunt voor degenen die daarbij betrokken zijn. Je bent dus verantwoordelijk voor een adequate secretariële ondersteuning. Daarbij ben je als onderdeel van het algemeen secretariaat RNG een vraagbaak voor de hele afdeling en voer je samen met zeven collega’s de dagelijkse, algemene secretariële taken uit.

Tot jouw werkzaamheden behoren o.a.:

• Zelfstandig afhandelen van telefoon, correspondentie en e-mail, voor zowel het domein zorg als het algemeen secretariaat.
• Complex agendabeheer.
• Notuleren van uiteenlopende vergaderingen en zo nodig een samenvatting maken en de voortgang van de daaruit voortvloeiende actiepunten bewaken.
• Algemene organisatorisch voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van (online) bijeenkomsten, vergaderingen,  congressen, seminars en cursussen.
• Het boeken van reizen, hotels etc.
• Verschillende ondersteunende werkzaamheden op HR gebied, denk aan het regelen van indiensttredingen.
• Verschillende ondersteunende werkzaamheden op gebied van de communicatie binnen de afdeling
• Het bieden van secretariële ondersteuning voor de sectie research en de FIT en de administratieve werkzaamheden die daarbij komen kijken.
• Algemene taken en verschillende (al dan niet projectmatige) werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten.

Wat neem je mee?

• HBO werk en denk niveau met een pré bij ervaring in een secretariële functie.
• Werkervaring in een soortgelijke omgeving heeft de voorkeur.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Affiniteit met de zorg.
• Brede kennis van Microsoft Office, met name Outlook, Word, Excel en Teams.
• Kennis van en/of ervaring met Oracle, Epic en Sharepoint is een pré.

Je hebt een vriendelijke, gastvrije en toegankelijke aard voor jouw collega’s binnen de secties. Je zorgt op een natuurlijke wijze voor verbinding, in de ruimste in van het woord en je bent gastvrij, professioneel, opgewekt en sociaal vaardig. Je bent de spil die ervoor zorgt dat dagelijkse processen goed verlopen en onderbrekingen snel worden opgelost. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen waardoor je in staat bent te schakelen op verschillende niveaus binnen de organisatie en je weet ook in drukke periodes rust en overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen. Daarbij sta je stevig in je schoenen en ben je proactief, flexibel en werk je graag samen in een collegiaal team.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De afdeling Radiologie en Nucleaire Geneeskunde (RNG) is een multidisciplinaire afdeling die zich o.a. richt op hoogwaardige patiëntenzorg en is onderverdeeld in de 3 domeinen; Zorg, Research en Opleiding. Met de realisatie van  Amsterdam UMC zijn beide locaties AMC en VUmc bij elkaar gebracht. De functie is voor beide locaties maar je voorlopige standplaats is locatie Vumc, waar je als onderdeel van het algemeen secretariaat RNG samen met twee collega’s ook de dagelijkse, algemene secretariële taken uitvoert. Verder ga je nauw samenwerken met je collega secretaresse sectie research en FIT van locatie AMC.

Als jij jezelf herkent in bovenstaand profiel en klant-, resultaat- en kwaliteitsgerichtheid hoog in het vaandel hebt staan, nodigen we je van harte uit om te solliciteren op deze vacature.  

We zullen sollicitaties zoveel als mogelijk doorlopend in behandeling nemen. Zodra wij een geschikte kandidaat hebben gevonden, zullen wij de vacature sluiten. Heb je interesse, wacht dan niet met reageren!

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Peter Derriks, Hoofd stafbureau, via 020 444 2852 of p.derriks@amsterdamumc.nl of Mirjam van Bavel, stafadviseur, via 020- 5661666 of m.r.vanbavel@amsterdamumc.nl. 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.